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title: Wo schlage ich Tastaturkürzel, Meldungen und Begriffe nach?
description: Tastenkürzel, Meldungen und Begriffe der apodienste inbox auf einen Blick.
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20\. Oktober 2026
# Wo schlage ich Tastaturkürzel, Meldungen und Begriffe nach?
## Tastaturkürzel
Wer viel in der apodienste inbox arbeitet, kommt oft schneller mit der Tastatur voran als mit der Maus. Die folgenden Kürzel gelten in der Detailansicht eines Vorgangs und, in kleinerer Auswahl, in der Listenansicht.
**Hinweis:** Kein Kürzel wirkt, solange Sie gerade in ein Suchfeld, ein Textfeld oder den Nachrichtentext einer Antwort tippen. Über die Tastatur geben Sie dann ganz normal Text ein. Ausnahme: **Strg**/**Cmd** + **Enter** sendet die Antwort auch direkt aus dem Nachrichtentext.
### Die Übersicht öffnen
1. Drücken Sie in der Detailansicht die Taste **?**.
2. Die Übersicht **Tastaturkürzel** öffnet sich.
3. Drücken Sie **?** erneut oder **Esc**, um sie wieder zu schließen.
Abb.: Die Übersicht **Tastaturkürzel**, aufgerufen mit der Taste **?**.
### Kürzel in der Detailansicht
| Taste | Wirkung |
| --- | --- |
| **↓** / **↑** | Nächster / vorheriger Vorgang (auch **J** / **K**) |
| **A** | Antworten (Verfassen-Modus öffnen; nur bei freigeschaltetem E-Mail-Versand, siehe [Wie richte ich die apodienste inbox für meine Apotheke ein?](https://kb.apodienste.de/inbox-verwaltung?hsLang=de)) |
| **E** | Erledigt markieren (bzw. zurück auf To-Do) |
| **R** | Kategorie ändern (Auswahl öffnen) |
| **O** | PDF anzeigen (aus dem Antwort-Modus zurück) |
| **1** | Original-E-Mail vollständig anzeigen |
| **T** | Manuell aufteilen (nur ohne KI-Hinweisstreifen, siehe [Wie bearbeite ich einen Vorgang?](https://kb.apodienste.de/inbox-vorgang-bearbeiten?hsLang=de)) |
| **D** | Datenextraktion starten bzw. anzeigen |
| **U** | Als ungelesen markieren (bzw. die letzte Erledigt-Markierung rückgängig machen, solange der Hinweis dazu angezeigt wird) |
| **V** | Aktivität des Vorgangs anzeigen |
| **Strg**/**Cmd** + **Enter** | Antwort senden (im Verfassen-Modus) |
| **Esc** | Auswahl schließen, danach Verfassen-Modus verlassen |
| **?** | Diese Kürzelübersicht ein- oder ausblenden |
**Tipp:** Im Aufteilen-Editor bestätigt **Strg**/**Cmd** + **Enter** die Aufteilung.
### Kürzel in der Listenansicht
In der Listenansicht (nicht im Board) stehen Ihnen diese vier Kürzel zur Verfügung, ohne dass Sie zuvor in die Liste klicken müssen:
| Taste | Wirkung |
| --- | --- |
| **↓** | Zum nächsten Eintrag springen (auch **J**) |
| **↑** | Zum vorherigen Eintrag springen (auch **K**) |
| **Enter** (**↵**) | Den markierten Eintrag öffnen |
| **E** | Den markierten Eintrag als erledigt markieren |
## Wenn etwas nicht klappt
Dieses Kapitel sammelt die Meldungen, die Ihnen in der apodienste inbox begegnen können, wenn etwas nicht wie erwartet läuft, und was Sie dann tun können.
### Meldungen beim Öffnen
Diese Meldungen erscheinen anstelle der apodienste inbox, also bevor Sie überhaupt einen Vorgang sehen.
**„Bitte über ApoDienste öffnen.“** Die apodienste inbox wurde nicht über das apodienste Portal aufgerufen, zum Beispiel über einen gespeicherten Link oder ein Lesezeichen. So weiß die apodienste inbox nicht, für welche Apotheke sie die Vorgänge zeigen soll. → Öffnen Sie die apodienste inbox stattdessen über **Inbox** und **Posteingang** in der Seitenleiste des apodienste Portals (siehe [Was ist die apodienste inbox und wie öffne ich sie?](https://kb.apodienste.de/inbox-einstieg?hsLang=de)).
**„Sitzung abgelaufen — bitte Posteingang über ApoDienste neu öffnen.“** Ihre Anmeldung ist nach einiger Zeit abgelaufen. → Öffnen Sie die apodienste inbox erneut über das apodienste Portal. Ihre Anmeldung wird dabei automatisch erneuert.
**„Diese Apotheke ist für den Posteingang noch nicht freigeschaltet.“** Für Ihre Apotheke wurde die apodienste inbox noch nicht eingerichtet. → Wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator.
**„Kein Zugriff — Administratorrechte erforderlich.“** Sie haben versucht, einen Bereich der **Verwaltung** zu öffnen, für den Sie keine Administratorrechte haben. → Wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, wenn Sie diesen Bereich benötigen.
### Die Liste oder das Board laden nicht
**„Einträge konnten nicht geladen werden.“** Diese Meldung erscheint oben in der Listenansicht, wenn die Vorgänge nicht abgerufen werden konnten. 1. Klicken Sie auf **Aktualisieren**. 2. Bleibt die Meldung bestehen, warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut.
**„Laden fehlgeschlagen“** in einer Spalte des Boards Hier ist nur eine einzelne Kategorie-Spalte betroffen, die übrigen Spalten zeigen ihre Vorgänge weiter an. 1. Klicken Sie in der betroffenen Spalte auf **Erneut versuchen**.
### „Keine Treffer“, obwohl der Vorgang vorhanden ist
Wenn Sie sicher sind, dass ein Vorgang existiert, die Liste ihn aber nicht zeigt, liegt das fast immer an einer Einschränkung, die noch aktiv ist.
1. Prüfen Sie, ob **Offen** eingestellt ist, der gesuchte Vorgang aber bereits als **Erledigt** markiert wurde. Wechseln Sie dafür zu **Alle** oder **Erledigt**.
2. Prüfen Sie den Kategorie-Reiter: Ist ein bestimmter Reiter statt **Alle** ausgewählt, zeigt die Liste nur Vorgänge dieser Kategorie.
3. Prüfen Sie Suchbegriff, Zeitraum und die Häkchen im Fenster **Filter**.
4. Klicken Sie auf **Filter zurücksetzen**, um alle Einschränkungen auf einmal aufzuheben (siehe [Wie behalte ich den Überblick?](https://kb.apodienste.de/inbox-ueberblick?hsLang=de)).
### Ein Vorgang landet in der falschen Kategorie
Die apodienste inbox vergibt die Kategorie automatisch. Sie können sie jederzeit korrigieren.
1. Korrigieren Sie die Kategorie in diesem einen Vorgang wie in [Wie bearbeite ich einen Vorgang?](https://kb.apodienste.de/inbox-vorgang-bearbeiten?hsLang=de) beschrieben.
**Tipp:** Passiert derselbe Fehler wiederholt bei ähnlichen Vorgängen, kann Ihre Administratorin oder Ihr Administrator dafür eine Regel einrichten ([Wie richte ich die apodienste inbox für meine Apotheke ein?](https://kb.apodienste.de/inbox-verwaltung?hsLang=de)). Eine Regel sorgt dafür, dass solche Vorgänge künftig gleich richtig einsortiert werden.
### Ein Dokument lässt sich nicht anzeigen
**„Dokument konnte nicht geladen werden.“** Das Dokument konnte nicht abgerufen werden. 1. Laden Sie die Seite neu oder öffnen Sie den Vorgang erneut. 2. Bleibt die Meldung bestehen, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator.
**„Dieser Anhangstyp kann aus Sicherheitsgründen nicht direkt angezeigt werden.“** Das ist keine Störung: Bestimmte Dateiarten werden nicht direkt in der apodienste inbox geöffnet, damit keine schädlichen Inhalte ausgeführt werden können. → Klicken Sie stattdessen auf **Anhang herunterladen**.
### Probleme beim E-Mail-Versand
**„Der E-Mail-Versand ist für diese Apotheke noch nicht freigeschaltet.“** Antworten per E-Mail ist erst möglich, wenn der Versand eingerichtet ist. → Ihre Administratorin oder Ihr Administrator richtet das unter **Verwaltung → E-Mail-Versand** ein (siehe [Wie richte ich die apodienste inbox für meine Apotheke ein?](https://kb.apodienste.de/inbox-verwaltung?hsLang=de)).
Eine gesendete E-Mail mit dem Status **Fehlgeschlagen** 1. Öffnen Sie die E-Mail. 2. Klicken Sie auf **Erneut senden**.
**Hinweis:** Der fehlgeschlagene Versuch bleibt im Vorgang stehen. Das ist beabsichtigt, damit der Verlauf vollständig bleibt.
Eine E-Mail bleibt dauerhaft beim Status **Gesendet** und wird nicht **Zugestellt**
**Hinweis:** Das ist normal und kein Fehler. **Gesendet** bedeutet, dass die E-Mail an den Mailserver übergeben wurde. Eine Bestätigung, dass sie beim Empfänger tatsächlich angekommen ist, liegt nicht in jedem Fall vor. Dann bleibt der Status **Gesendet**.
### Es kommt nichts Neues an
1. Klicken Sie in der Listenansicht auf **Aktualisieren**.
2. Prüfen Sie, ob Suche, Zeitraum oder Filter derzeit eingeschränkt sind (siehe [Wie behalte ich den Überblick?](https://kb.apodienste.de/inbox-ueberblick?hsLang=de)). Neue Vorgänge können dadurch ausgeblendet sein.
**Tipp:** Administratorinnen und Administratoren können unter **Verwaltung → Postfächer** über **Jetzt abrufen** neue E-Mails sofort abholen lassen, ohne auf den nächsten regelmäßigen Abruf zu warten (siehe [Wie richte ich die apodienste inbox für meine Apotheke ein?](https://kb.apodienste.de/inbox-verwaltung?hsLang=de)).
Hilft nichts davon weiter, wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator in der Apotheke.
## Begriffe kurz erklärt
Ein kurzes Nachschlagewerk für die Begriffe, die in diesem Handbuch verwendet werden.
**Dringend** So markiert die apodienste inbox einen Vorgang, der besonders eilig wirkt, zum Beispiel eine dringende Rückfrage. **Dringend** ist dabei das Kennzeichen an der Zeile oder an der Karte. Um die Liste auf diese Vorgänge einzugrenzen, setzen Sie im Fenster **Filter** unter **Eigenschaften** das Häkchen bei **Dringend**.
**Entwurf** Eine E-Mail, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben. Die apodienste inbox speichert einen Entwurf automatisch, während Sie schreiben, sodass er beim nächsten Öffnen weiter bearbeitet werden kann.
**Erledigt** Der Status eines Vorgangs, der vollständig bearbeitet und abgeschlossen wurde. Ein erledigter Vorgang bleibt in der apodienste inbox sichtbar, muss aber nicht mehr bearbeitet werden.
**Kategorie** Das Themengebiet, dem ein Vorgang zugeordnet ist, etwa Rezepte, Medikationspläne, Heimaufnahme oder Rückfragen. Die apodienste inbox schlägt die Kategorie automatisch vor; Sie können sie jederzeit korrigieren.
**In Bearbeitung** Der Zustand eines Vorgangs, den eine Person aus Ihrem Team mit **Übernehmen** an sich genommen hat. Name und Bearbeitungsdauer sind für alle sichtbar. Mit **Freigeben** geht der Vorgang zurück zu Offen (siehe [Wie übernehme ich einen Vorgang, damit niemand doppelt arbeitet?](https://kb.apodienste.de/inbox-vorgang-uebernehmen?hsLang=de)).
**KI-Begründung** Die kurze Erklärung, warum die apodienste inbox einen Vorgang so eingeordnet hat, wie sie es getan hat, mit Verweis auf die Textstellen, auf die sich die Einordnung stützt. Sie hilft Ihnen zu beurteilen, ob die Einordnung stimmt. Sie finden sie im Fenster **Details zum Vorgang**, das Sie über **Weitere Aktionen** und **Details & KI-Begründung** öffnen.
**KI-Zusammenfassung** Eine kurze, automatisch erstellte Zusammenfassung des Inhalts eines Vorgangs. Sie steht oben in der Detailansicht und erspart Ihnen, die ganze Nachricht zu lesen, um zu wissen, worum es geht.
**Klassifizierung** Der Reiter im Fenster **Details zum Vorgang** (über **Weitere Aktionen** und **Details & KI-Begründung**), der Kategorie, Untertyp und ergänzende Hinweise zu einem Vorgang zeigt. Die Einordnung lässt sich dort nicht ändern. Die Kategorie korrigieren Sie über die farbige Kategorie-Schaltfläche in der Kopfzeile (siehe [Wie bearbeite ich einen Vorgang?](https://kb.apodienste.de/inbox-vorgang-bearbeiten?hsLang=de)).
**Postfach** Eine E-Mail-Adresse Ihrer Apotheke, aus der die apodienste inbox neue Nachrichten abholt. Postfächer werden im Bereich **Verwaltung** eingerichtet und verwaltet.
**Regel** Eine Einstellung, mit der eine Administratorin oder ein Administrator festlegt, wie eingehende Nachrichten automatisch behandelt werden, etwa dass Nachrichten von einem bestimmten Absender immer einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden.
**Sammelaktion** Eine Aktion, die Sie auf mehrere ausgewählte Vorgänge gleichzeitig anwenden, zum Beispiel mehrere Vorgänge auf einmal als erledigt markieren.
**Medplan** Kurzform für den Medikationsplan-Scanner des apodienste Portals. Bei Vorgängen der Kategorie Medikationspläne heißen die Schaltflächen deshalb **Im Medplan öffnen** und **An Medplan senden**.
**Teil (aufgeteiltes Dokument)** Enthält ein Dokument mehrere Belege, zum Beispiel Aufnahmeformulare mehrerer Bewohnerinnen in einer Sammel-PDF, können Sie es in Teile zerschneiden. Aus jedem Teil wird ein eigener neuer Vorgang in der apodienste inbox; das ursprüngliche Dokument bleibt dabei vollständig erhalten.
**To-Do** Der Status eines Vorgangs, der noch bearbeitet werden muss. Ein bereits erledigter Vorgang kann bei Bedarf wieder als To-Do markiert werden, wenn doch noch etwas zu klären ist.
**Untertyp** Eine feinere Einordnung innerhalb einer Kategorie, zum Beispiel E-Rezept oder Muster 16 innerhalb der Kategorie Rezepte. Wie die Kategorie wird auch der Untertyp automatisch vorgeschlagen.
**Vorgang** Jede eingehende Nachricht, ob E-Mail, Fax oder Scan, erscheint in der apodienste inbox als Vorgang. Bringt eine E-Mail mehrere Anhänge mit, entsteht für jeden Anhang ein eigener Vorgang. Mehrere Bilder einer E-Mail fasst die inbox zu einer PDF-Datei und damit zu einem Vorgang zusammen. Ein Vorgang bündelt die Nachricht, die dazugehörigen Dokumente und alles, was Ihr Team damit tut, an einer Stelle.
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