Was ist der Posteingang und wie öffne ich ihn?
Der Posteingang bündelt alles, was in Ihrer Apotheke schriftlich ankommt: E-Mails, Faxe und eingescannte Dokumente. Dieser Artikel erklärt, was daraus wird und wie Sie den Posteingang öffnen.
1. Was ist der Posteingang?
Der Posteingang sammelt alles, was in Ihrer Apotheke schriftlich hereinkommt, an einer Stelle: E-Mails, Faxe und Scans. Sie müssen dafür keine einzelnen Postfächer mehr durchklicken — alles liegt gemeinsam im Posteingang, sortiert und mit einer kurzen Zusammenfassung versehen.
Was im Posteingang ankommt
Im Posteingang landet zum Beispiel:
- E-Mails, die an eines Ihrer Apotheken-Postfächer weitergeleitet werden.
- Faxe, etwa von Arztpraxen.
- Gescannte Dokumente, etwa von Pflegeheimen oder Großhändlern.
Egal ob Rezept, Medikationsplan, Heimaufnahme oder Rückfrage einer Arztpraxis — jede eingehende Nachricht erscheint im Posteingang als eigener Vorgang.
Was mit einer Nachricht passiert
Sobald eine Nachricht ankommt, wird daraus ein Vorgang. Der Posteingang ordnet jeden Vorgang automatisch einer Kategorie zu — etwa Rezepte, Medikationspläne oder Heimaufnahme — und schreibt dazu eine kurze KI-Zusammenfassung. So sehen Sie auf einen Blick, worum es geht, ohne die ganze Nachricht öffnen zu müssen.
Diese Einordnung ist eine Vorarbeit, keine fertige Entscheidung. Ihr Team prüft jeden Vorgang, ergänzt fehlende Angaben und schließt ihn ab, wenn alles erledigt ist.
Hinweis: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Apotheke sehen denselben Posteingang. Wer eine Nachricht bearbeitet, sieht sie also für alle im Team bearbeitet.
2. Posteingang öffnen und sich zurechtfinden
Der Posteingang ist kein eigenständiges Programm. Sie öffnen ihn immer aus dem ApoDienste-Portal heraus und finden dort in der Seitenleiste auch die anderen Bereiche des Posteingangs wieder.
Posteingang öffnen
- Melden Sie sich im ApoDienste-Portal an.
- Wählen Sie in der Seitenleiste den Eintrag Posteingang.
- Wechseln Sie bei Bedarf über dieselbe Seitenleiste zu Gesendet oder Verwaltung.
Hinweis: Verwaltung erscheint nur, wenn Sie als Administratorin oder Administrator angemeldet sind.
Wenn eine Hinweisseite statt des Posteingangs erscheint
Manchmal zeigt der Posteingang anstelle Ihrer Vorgänge nur einen kurzen Hinweis. Das ist kein Fehler in Ihren Daten — es bedeutet nur, dass der Posteingang gerade nicht regulär geöffnet wurde oder Ihre Anmeldung nicht mehr gültig ist.
| Hinweis auf dem Bildschirm | Was er bedeutet |
|---|---|
| „Zugriff verweigert." | Der Posteingang wurde nicht über das ApoDienste-Portal aufgerufen. |
| „Sitzung abgelaufen — bitte Posteingang über ApoDienste neu öffnen." | Ihre Anmeldung ist abgelaufen. |
| „Diese Apotheke ist für den Posteingang noch nicht freigeschaltet." | Ihre Apotheke hat noch keinen Zugang zum Posteingang. |
| „Kein Zugriff — Administratorrechte erforderlich." | Sie haben den Bereich Verwaltung geöffnet, sind aber keine Administratorin bzw. kein Administrator. |
| „Etwas ist schiefgelaufen. Bitte Posteingang über ApoDienste erneut öffnen." | Ein allgemeiner Hinweis, wenn keiner der obigen Fälle zutrifft. |
Tipp: Schließen Sie in diesen Fällen die Seite und öffnen Sie den Posteingang erneut über das ApoDienste-Portal.
Zwei Arten von Zugängen
Im Posteingang gibt es zwei Arten von Zugängen:
- Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter: sieht den Posteingang und Gesendet und kann Vorgänge bearbeiten.
- Administratorin bzw. Administrator: sieht zusätzlich den Bereich Verwaltung, in dem Postfächer, Kategorien, Regeln und der E-Mail-Versand der Apotheke eingerichtet werden.
Welcher Zugang für Sie eingerichtet ist, entscheidet Ihre Apotheke bei der Einrichtung des Posteingangs.