Wie behalte ich im Posteingang den Überblick?

Für den täglichen Überblick hat der Posteingang zwei Ansichten und mehrere Wege, die Menge einzugrenzen. Dieser Artikel beschreibt Liste, Board, Suche, Filter und die eigene Reihenfolge der Kategorien.

3. Die Listenansicht

Die Listenansicht ist Ihr Posteingang: alle eingegangenen Vorgänge untereinander, der neueste ganz oben. Von hier aus sehen Sie auf einen Blick, was neu ist, was eilt und was bereits erledigt wurde.

Abb.: Die Listenansicht mit Suchzeile, den Statusfiltern und den Kategorie-Reitern.

3.1 Eine Zeile lesen

Jede Zeile ist ein Vorgang. Von links nach rechts finden Sie darin:

• Auswahlkästchen — zum Markieren mehrerer Vorgänge (siehe Kapitel 9 im Artikel „Einen Vorgang bearbeiten“).
• Blauer Punkt — der Vorgang ist noch ungelesen. Bei gelesenen Vorgängen bleibt die Stelle leer.
• Titel — die Überschrift des Vorgangs. Das ist der von der Künstlichen Intelligenz vergebene Titel; gibt es keinen, steht dort der Betreff der Nachricht, und wenn auch der fehlt, (Kein Betreff).
• Grünes Häkchen direkt hinter dem Titel — dieser Vorgang ist Erledigt.
• Büroklammer — zu dem Vorgang gehört ein Anhang, zum Beispiel ein Fax oder ein PDF. Beim Zeigen mit der Maus erscheint Anhang vorhanden.
• Absender — in der Zeile unter dem Titel.
• Dringlichkeits-Kennzeichen in Bernstein, mit Warndreieck. Es steht rechts neben dem Titel und nennt entweder nur Dringend oder — wenn die Künstliche Intelligenz einen besonders heiklen Fall erkannt hat — genau diesen Fall: BtM, Sterbefall, Entlassung, Einweisung oder Plan-Änderung. Es erscheint immer nur eines von beiden; der genauere Begriff hat Vorrang.
• Kleine Hinweis-Symbole — sie zeigen an, was mit dem Vorgang schon passiert ist. Zeigen Sie mit der Maus darauf, dann erscheint die Bedeutung: Antwort (auf diesen Vorgang ist eine Antwort eingegangen), Beantwortet (Sie haben bereits geantwortet), Mehrere Dokumente (der Anhang enthält vermutlich mehrere Dokumente) und Zustellung fehlgeschlagen (Ihre Antwort hat den Empfänger nicht erreicht). Kam ein Scan nicht sauber an, steht dort Scanner-Übertragung fehlgeschlagen.
• Kategorie — ein farbiger Punkt und der Name der Kategorie, zum Beispiel Rezepte oder Medikationspläne. Ist ein Vorgang noch keiner Kategorie zugeordnet, steht dort Nicht zugeordnet.
• Status — das Wort rechts neben der Kategorie. Offene Vorgänge stehen auf Neu. Erledigte Vorgänge zeigen an dieser Stelle nichts mehr, sie tragen stattdessen das grüne Häkchen beim Titel.
• Datum und Uhrzeit des Eingangs, ganz rechts.

3.2 Einen Vorgang öffnen

1. Klicken Sie in der Zeile auf den Titel oder den Absender.
2. Der Vorgang öffnet sich in der Detailansicht mit Nachricht und Dokument (siehe Kapitel 7 im Artikel „Einen Vorgang bearbeiten“).
3. Ein ungelesener Vorgang gilt damit als gelesen; der blaue Punkt verschwindet.

3.3 Nach Status filtern

Über der Liste stehen drei Schaltflächen mit Zahlen dahinter. Sie bestimmen, welche Vorgänge die Liste überhaupt zeigt:

• Neu — alles, was noch zu bearbeiten ist.
• Erledigt — alles, was bereits abgeschlossen wurde.
• Alle Vorgänge — beides zusammen.

Die Zahl in Klammern sagt Ihnen jeweils, wie viele Vorgänge dahinterstehen.

3.4 Die Kategorie-Reiter

Unter der Werkzeugleiste liegt eine Reihe von Reitern — einer je Kategorie, mit dem Farbpunkt der Kategorie und der Anzahl der offenen Vorgänge darin.

1. Klicken Sie auf einen Kategorie-Reiter, um nur die offenen Vorgänge dieser Kategorie zu sehen.
2. Klicken Sie auf Alle, um wieder alle offenen Vorgänge zu sehen.
3. Klicken Sie auf Erledigt — den letzten Reiter — für alle abgeschlossenen Vorgänge Ihrer Apotheke.

Passen nicht alle Reiter nebeneinander, erscheinen links und rechts kleine Pfeile zum Blättern.

3.5 Blättern

Die Liste zeigt 20 Vorgänge auf einmal. Am unteren Rand steht, welche Vorgänge Sie gerade sehen, zum Beispiel „1–20 von 137". Daneben liegen zwei Pfeile:

1. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts für die Nächste Seite.
2. Klicken Sie auf den Pfeil nach links für die Vorherige Seite.

Am Anfang und am Ende der Liste ist der jeweilige Pfeil ausgegraut.

3.6 Aufgeteilte Dokumente in der Liste

Enthielt ein Fax mehrere Dokumente und wurde es aufgeteilt (siehe Kapitel 11 im Artikel „Einen Vorgang bearbeiten“), stehen die Teile nicht lose in der Liste. Über ihnen liegt eine graue Sammelzeile, die zusammenfasst, woher sie stammen. Diese Sammelzeile ist selbst kein Vorgang: Sie hat kein Auswahlkästchen und lässt sich nicht erledigen.

Die Sammelzeile zeigt:

• ein Dokumentsymbol mit der Anzahl der Teile, zum Beispiel 4 Teile (bei einem einzelnen Teil steht dort 1 Teil),
• je einen kleinen Farbpunkt für jede Kategorie, die unter den Teilen vorkommt,
• Titel und Absender des ursprünglichen Dokuments, dahinter die Seitenzahl und wann es aufgeteilt wurde,
• das bernsteinfarbene Dringlichkeits-Kennzeichen, wenn einer der Teile heikel ist,
• den Bearbeitungsstand, zum Beispiel 2 von 4 erledigt,
• Datum und Uhrzeit, zu der das ursprüngliche Dokument eingegangen ist.

Die einzelnen Teile stehen eingerückt darunter. Jeder Teil trägt neben dem Absender ein kleines Kennzeichen wie Teil 2/4. Jeder Teil ist ein eigenständiger Vorgang und wird einzeln bearbeitet und erledigt.

So klappen Sie eine Gruppe zu und wieder auf:

1. Klicken Sie irgendwo auf die Sammelzeile. Die Teile darunter verschwinden, die Sammelzeile bleibt stehen.
2. Klicken Sie erneut auf die Sammelzeile, um die Teile wieder anzuzeigen.

3.7 Liste aktualisieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Kreispfeil-Symbol (Aktualisieren) rechts in der Werkzeugleiste, um die Liste neu einzulesen.

3.8 Mit der Tastatur arbeiten

In der Listenansicht können Sie sich auch ohne Maus bewegen: die Pfeiltaste ↓ springt zum nächsten, ↑ zum vorherigen Vorgang, Enter öffnet den ausgewählten Vorgang und E markiert ihn als erledigt. Statt der Pfeiltasten funktionieren weiterhin auch J und K. Eine vollständige Übersicht aller Tastenkürzel finden Sie in Kapitel 18 im Artikel „Nachschlagen“.

4. Die Board-Ansicht

Das Board zeigt dieselben Vorgänge wie die Liste, nur nebeneinander statt untereinander: eine Spalte je Kategorie. So sehen Sie mit einem Blick, wo sich Arbeit staut — und Sie können einen Vorgang mit der Maus in die richtige Spalte oder direkt auf Erledigt ziehen.

Abb.: Die Board-Ansicht mit einer Spalte je Kategorie und der festen Spalte Erledigt rechts.

4.1 Zwischen Liste und Board wechseln

1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Board, um zur Spaltenansicht zu wechseln.
2. Klicken Sie auf Liste, um zurück zur Listenansicht zu gelangen.

Suchbegriff, Zeitraum und die Statusauswahl Neu / Erledigt / Alle Vorgänge gelten in beiden Ansichten. Die Ansicht, die Sie zuletzt benutzt haben, wird für Sie gemerkt.

4.2 Der Aufbau des Boards

Für jede Kategorie gibt es eine Spalte. Der Spaltenkopf zeigt den Farbpunkt der Kategorie, ihren Namen und die Anzahl der Vorgänge darin. Die Spalten stehen in derselben Reihenfolge wie die Reiter in der Listenansicht; Sie können sie selbst festlegen (siehe Kapitel 6).

Ganz rechts steht fest die Spalte Erledigt in hellem Grün, mit einem Häkchen statt eines Farbpunkts. Sie bleibt immer sichtbar, auch wenn Sie die anderen Spalten seitlich verschieben.

4.3 Was eine Karte zeigt

Jeder Vorgang ist eine Karte. Eine offene Karte enthält von oben nach unten:

• Farbiger Punkt links oben — er steht für die Kategorie und zeigt zugleich an, dass der Vorgang noch ungelesen ist. Bei gelesenen Vorgängen bleibt die Stelle leer.
• Überschrift — wie in der Liste der Titel, den die Künstliche Intelligenz vergeben hat; gibt es keinen, steht dort der Betreff der E-Mail.
• Auswahlkästchen rechts oben, wenn Sie mehrere Karten gemeinsam bearbeiten (siehe Kapitel 9 im Artikel „Einen Vorgang bearbeiten“).
• Bernsteinfarbene Kennzeichen — Dringend und, wenn vorhanden, der genauere Fall wie BtM oder Sterbefall.
• Kurzfassung der Künstlichen Intelligenz in zwei Zeilen.
• Fußzeile mit dem Anhang-Kennzeichen Anhang, den kleinen Hinweis-Symbolen (dieselben wie in der Liste, siehe Abschnitt 3.1) und rechts Datum und Uhrzeit des Eingangs.

Stammt die Karte aus einem aufgeteilten Dokument, trägt sie ganz oben ein schmales Band mit dem Hinweis, aus welchem Original sie stammt.

Karten in der Spalte Erledigt sind bewusst schlanker: Sie zeigen nur noch Farbpunkt, Überschrift, den Namen der Kategorie und den Zeitpunkt.

Ein Klick auf eine Karte öffnet den Vorgang in der Detailansicht (siehe Kapitel 7 im Artikel „Einen Vorgang bearbeiten“).

4.4 Eine Karte in eine andere Kategorie ziehen

Hat die Künstliche Intelligenz einen Vorgang falsch einsortiert, korrigieren Sie das direkt auf dem Board:

1. Klicken Sie die Karte an und halten Sie die Maustaste gedrückt.
2. Ziehen Sie die Karte über die Spalte der richtigen Kategorie. Dort erscheint ein gestricheltes Feld mit dem Hinweis Drop-Ziel — Kategorie wird geändert.
3. Lassen Sie die Maustaste los.

Die Karte wechselt sofort in die neue Spalte. Unten erscheint kurz die Meldung Kategorie korrigiert → mit dem Namen der neuen Kategorie und daneben Rückgängig. Ein Klick darauf nimmt die Korrektur zurück.

4.5 Eine Karte erledigen

1. Ziehen Sie die Karte auf die Spalte Erledigt ganz rechts. Dort erscheint der Hinweis Hier ablegen, um zu erledigen.
2. Lassen Sie die Maustaste los.

Der Vorgang ist damit abgeschlossen. Unten erscheint kurz die Meldung Als erledigt markiert mit Rückgängig. Zusätzlich trägt die Karte in der Spalte Erledigt selbst einen Link Rückgängig, solange Sie das Board nicht neu laden — so finden Sie den Weg zurück auch dann noch, wenn die kurze Meldung schon verschwunden ist.

4.6 Spalten ein- und ausklappen

Brauchen Sie eine Kategorie gerade nicht, schaffen Sie sich Platz:

1. Klicken Sie im Spaltenkopf auf die Schaltfläche Spalte einklappen.
2. Die Spalte schrumpft zu einem schmalen senkrechten Balken mit Farbpunkt, Anzahl und Namen.
3. Klicken Sie auf den Balken oder auf Spalte ausklappen, um sie wieder zu öffnen.

Eingeklappte Spalten bleiben eingeklappt, bis Sie sie wieder öffnen — auch nach dem Neuladen.

4.7 Die Reihenfolge der Spalten ändern

1. Setzen Sie den Mauszeiger im Spaltenkopf auf den Griff mit den sechs Punkten (Spalte verschieben).
2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Spalte an ihren neuen Platz.
3. Lassen Sie die Maustaste los.

Die neue Reihenfolge gilt auch für die Kategorie-Reiter in der Listenansicht. Alternativ ordnen Sie die Spalten über das Zahnrad-Symbol mit den Pfeilen — das beschreibt Kapitel 6.

4.8 Weitere Vorgänge in einer Spalte anzeigen

Eine Spalte zeigt zunächst nur die obersten Karten. Enthält sie mehr, steht unten die Schaltfläche Mehr laden mit der Zahl der noch fehlenden Vorgänge in Klammern. Klicken Sie darauf, um die nächsten Karten anzuhängen.

4.9 Meldungen in einer Spalte

• Keine Einträge — in dieser Kategorie liegt bei der aktuellen Auswahl nichts vor. Die Spalte bleibt trotzdem stehen und nimmt weiterhin Karten an.
• Laden fehlgeschlagen — die Vorgänge dieser Spalte konnten nicht abgerufen werden. Klicken Sie auf Erneut versuchen. Die übrigen Spalten sind davon nicht betroffen.

5. Suchen, filtern und Zeitraum wählen

Wenn der Posteingang voll ist, grenzen Sie ihn ein: nach Suchbegriff, nach Status, nach Kategorie, nach Eingangsdatum oder nach Eigenschaften wie „nur dringend". Alle diese Einstellungen wirken zusammen und gelten in der Listenansicht wie im Board.

5.1 Suchen

Links in der Werkzeugleiste liegt das Suchfeld. Sein Hinweistext sagt Ihnen, wo überall gesucht wird: Suchen (Betreff, Text, Anhang, KI-Zusammenfassung) …

1. Klicken Sie in das Suchfeld.
2. Tippen Sie den Suchbegriff ein, zum Beispiel einen Patientennamen, einen Arztnamen oder ein Stichwort wie „Heimaufnahme".
3. Warten Sie einen Moment — die Trefferliste erscheint kurz nach dem Tippen von selbst. Sie müssen nichts bestätigen.
4. Löschen Sie den Begriff wieder, um alle Vorgänge zu sehen.

Abb.: Suche nach „Heimaufnahme" — die Liste zeigt nur noch die vier passenden Vorgänge.

5.2 Nach Status eingrenzen

Die drei Schaltflächen neben dem Suchfeld bestimmen, welche Vorgänge überhaupt angezeigt werden:

• Neu — alles, was noch zu bearbeiten ist.
• Erledigt — alles, was bereits abgeschlossen wurde.
• Alle Vorgänge — beides zusammen.

Hinter jeder Schaltfläche steht die zugehörige Anzahl. Im Board bestimmen diese Schaltflächen, welche Vorgänge die Kategorie-Spalten enthalten.

5.3 Nach Kategorie eingrenzen

In der Listenansicht klicken Sie dazu auf einen der Kategorie-Reiter unter der Werkzeugleiste (siehe Abschnitt 3.4). Alle hebt die Einschränkung wieder auf.

Im Board brauchen Sie keinen Kategoriefilter: Dort ist jede Kategorie bereits eine eigene Spalte.

Abb.: Der Reiter Rezepte zeigt nur die Rezept-Vorgänge; rechts ist ein Vorgang als BtM gekennzeichnet.

5.4 Einen Zeitraum wählen

Mit Zeitraum grenzen Sie nach dem Eingangsdatum ein. Die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol zeigt dabei immer an, welcher Zeitraum gerade gilt.

Abb.: Das Fenster Zeitraum — links die Voreinstellungen, rechts der Kalender.

1. Klicken Sie auf Zeitraum. Das Fenster öffnet sich.
2. Wählen Sie links eine der sechs Voreinstellungen: Heute, Diese Woche, Dieser Monat, Letzter Monat, Letzte 3 Monate oder Dieses Jahr. Die Liste passt sich sofort an.
3. Oder wählen Sie rechts oben, wie das Datum verglichen werden soll: - Zwischen — alles zwischen zwei Tagen. Klicken Sie erst den Anfangstag an, dann den Endtag. - Vor — alles, was vor dem gewählten Tag eingegangen ist. - Am — nur der gewählte Tag. - Nach — alles, was nach dem gewählten Tag eingegangen ist.
4. Klicken Sie im Kalender den gewünschten Tag an. Zum Blättern stehen über dem Kalender die beiden Pfeile Vorheriger Monat und Nächster Monat.
5. Klicken Sie auf Filter anwenden, um das Fenster zu schließen.

Unter dem Kalender steht eine Zeile, die den gewählten Zeitraum in Worten wiedergibt — zum Beispiel „Von 01.03.25 bis 31.03.25". Haben Sie bei Zwischen erst den Anfangstag gesetzt, erinnert Sie diese Zeile daran, dass noch das Enddatum fehlt.

Um den Zeitraum wieder aufzuheben, klicken Sie auf Filter löschen. Das Fenster bleibt dabei offen, damit Sie sehen, dass die Auswahl leer ist.

5.5 Nach Eigenschaften filtern

Hinter der Schaltfläche Filter liegen drei Auswahlkästchen. Die Zahl auf der Schaltfläche sagt Ihnen, wie viele davon gerade gesetzt sind.

Abb.: Das Fenster Filter mit Nur dringend, Nur ungelesen und Mehrere Dokumente.

1. Klicken Sie auf Filter.
2. Setzen Sie ein Häkchen bei: - Nur dringend — zeigt ausschließlich als dringend gekennzeichnete Vorgänge. - Nur ungelesen — zeigt ausschließlich Vorgänge, die noch niemand geöffnet hat. - Mehrere Dokumente — zeigt ausschließlich Vorgänge, bei denen der Anhang vermutlich mehrere Dokumente enthält.
3. Die Liste passt sich sofort an; jedes Häkchen wirkt für sich.
4. Klicken Sie auf Speichern, um das Fenster zu schließen.

Mit Zurücksetzen nehmen Sie sämtliche Einschränkungen zurück — die drei Häkchen ebenso wie den Suchbegriff, den Zeitraum, die Kategorie und die Statusauswahl. Das Fenster bleibt offen, damit Sie sehen, dass die Kästchen leer sind.

5.6 Wenn nichts gefunden wird

Passt kein Vorgang zu Ihrer Auswahl, zeigt die Liste Keine Treffer und darunter den Hinweis „Für die aktuellen Filter gibt es keine Vorgänge."

Abb.: Keine Treffer — mit Filter zurücksetzen kommen Sie zur vollständigen Liste zurück.

1. Prüfen Sie zuerst den Suchbegriff auf Tippfehler.
2. Prüfen Sie, ob Neu eingestellt ist, der gesuchte Vorgang aber bereits erledigt wurde.
3. Klicken Sie auf Filter zurücksetzen, um alle Einschränkungen auf einmal aufzuheben.

Ist Ihr Posteingang ganz ohne Filter leer, lautet die Überschrift ebenfalls Keine Treffer; darunter steht dann Keine Einträge.

5.7 Zur Sortierung

Die Vorgänge stehen immer nach Eingang sortiert, der neueste ganz oben. Diese Reihenfolge lässt sich nicht ändern — es gibt keine Sortierung nach Absender, Kategorie oder Dringlichkeit. Dringende Vorgänge werden also nicht nach oben geholt; um nur sie zu sehen, verwenden Sie Nur dringend aus dem Fenster Filter.

6. Die Ansicht an Ihre Apotheke anpassen

Nicht jede Apotheke arbeitet mit allen Kategorien gleich viel. Sie können daher selbst festlegen, welche Kategorien Sie sehen und in welcher Reihenfolge sie stehen. Diese Einstellungen gelten nur für Ihr eigenes Benutzerkonto und ändern nichts für Ihre Kolleginnen und Kollegen.

6.1 Das Einstellungsfenster öffnen

1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche mit dem Zahnrad-Symbol. Sie steht rechts neben Filter.
2. In der Listenansicht öffnet sich das Fenster Sichtbare Tabs, im Board das Fenster Spalten & Reihenfolge. Es ist dasselbe Fenster mit demselben Aufbau.

Abb.: Das Fenster Sichtbare Tabs — je Kategorie ein Häkchen, ein Farbpunkt, die Anzahl und zwei Pfeile.

Jede Zeile des Fensters steht für eine Kategorie und zeigt von links nach rechts: das Häkchen für die Sichtbarkeit, den Farbpunkt der Kategorie, ihren Namen, die Anzahl der offenen Vorgänge und zwei Pfeile zum Verschieben.

Oben neben dem Titel steht ein Zähler in der Form „7/10". Er sagt Ihnen, wie viele Kategorien gerade sichtbar sind und wie viele es insgesamt gibt.

6.2 Kategorien ein- und ausblenden

1. Klicken Sie auf die Zeile einer Kategorie, um ihr Häkchen zu entfernen. Die Zeile wird blasser dargestellt, der Zähler oben zählt herunter.
2. Klicken Sie erneut auf die Zeile, um die Kategorie wieder einzublenden.
3. Klicken Sie auf Speichern.

In der Listenansicht verschwinden die abgewählten Kategorien aus der Reiterzeile, im Board entfallen die zugehörigen Spalten.

6.3 Die Reihenfolge ändern

1. Klicken Sie in der Zeile einer Kategorie auf den Pfeil nach oben (Nach oben verschieben) oder auf den Pfeil nach unten (Nach unten verschieben).
2. Wiederholen Sie das, bis die Reihenfolge Ihrer Arbeitsweise entspricht.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Bei der obersten Zeile ist der Pfeil nach oben ausgegraut, bei der untersten der Pfeil nach unten.

Im Board können Sie die Reihenfolge außerdem direkt mit der Maus ändern. Das Fenster weist darauf hin: „Reihenfolge auch per Ziehen am Griff in der Spaltenüberschrift." Wie das geht, beschreibt Abschnitt 4.7.

6.4 Alles zurücksetzen

Klicken Sie auf Zurücksetzen, um zur ursprünglichen Reihenfolge Ihrer Apotheke zurückzukehren und alle Kategorien wieder einzublenden. Zurückgesetzt wird dabei die Sichtbarkeit der Ansicht, in der Sie sich gerade befinden; die Reihenfolge gilt wieder für beide Ansichten. Setzen Sie im Board zurück, werden zusätzlich alle eingeklappten Spalten wieder geöffnet.

6.5 Was für Sie gemerkt wird

Der Posteingang merkt sich die folgenden Einstellungen für Ihr Benutzerkonto. Sie gelten damit auch dann noch, wenn Sie sich neu anmelden oder an einem anderen Rechner arbeiten:

• ob Sie zuletzt in der Ansicht Liste oder Board gearbeitet haben,
• die Reihenfolge der Kategorien (gemeinsam für Reiter und Spalten),
• welche Kategorie-Reiter in der Listenansicht ausgeblendet sind,
• welche Spalten im Board ausgeblendet sind,
• welche Spalten im Board eingeklappt sind — einschließlich der Spalte Erledigt,
• welche Gruppen aufgeteilter Dokumente in der Liste zugeklappt sind,
• welcher der beiden Bereiche in der Detailansicht — Nachricht oder Dokument — eingeklappt ist.

Suchbegriff, Zeitraum, Statusauswahl und die Häkchen aus dem Fenster Filter gehören nicht dazu. Sie gelten nur für Ihre aktuelle Sitzung.