In apodienste sind Unterschriften an mehreren Stellen erforderlich, denn sie sind die rechtliche Grundlage für die Erbringung und Abrechnung der pharmazeutischen Dienstleistungen (pDL). Dieser Artikel zeigt, welche Dokumente unterschrieben werden, wer unterschreibt und welche Wege der Erfassung es gibt.
Welche Dokumente werden unterschrieben?
- pDL-Vereinbarung: Wird vor der ersten Erbringung einer pDL unterschrieben (Polymedikationsanalyse, Blutdruckmessung oder Inhalativa-Schulung). Mit der Unterschrift bestätigt der Patient die Anspruchsvoraussetzungen und willigt in die Leistung ein. An einigen Stellen im Portal heißt die zugehörige Schaltfläche Vertrag unterschreiben, gemeint ist dasselbe Dokument.
- Quittung: Wird nach der vollständig erbrachten Leistung unterschrieben und bestätigt deren Erhalt. Die Unterschrift ist für die Abrechnung rechtlich erforderlich. Wird eine pDL später erneut erbracht, muss keine neue Vereinbarung unterschrieben werden: Mit der Quittung bestätigt der Patient zugleich erneut die Anspruchsvoraussetzungen.
Auf den Dokumenten gibt es zwei Unterschriftsfelder: die Unterschrift des/der Versicherten und die Unterschrift des Mitarbeitenden der Apotheke. Im Heimbereich darf anstelle des Versicherten auch der/die gesetzliche Vertreter/in oder die betreuende Pflegefachkraft unterschreiben.
Digital unterschreiben
Beim digitalen Unterschreiben öffnet sich das Dokument mit den Unterschriftsfeldern. Patient und Mitarbeitende unterschreiben direkt am Bildschirm, per Maus, Touchscreen oder Stift. Mit Unterschrift bestätigen wird das Dokument gespeichert und im Archiv des Patienten abgelegt. Apothekenmitarbeitende können dabei die Option Meine Unterschrift für zukünftige Verwendung speichern aktivieren.
Standardsignatur im Profil
Unter Einstellungen im Bereich Profileinstellung hinterlegen Sie im Abschnitt Standardsignatur Ihre persönliche Unterschrift einmalig. Sie wird dann bei künftigen Dokumenten als Apothekenunterschrift verwendet, wie im Bild oben bereits im Feld der Apotheke eingesetzt. Über Standardsignatur ändern und Signatur entfernen verwalten Sie sie jederzeit.
Manuell auf Papier unterschreiben
Alternativ markieren Sie Vereinbarung oder Quittung als manuell unterschrieben und erfassen das Unterschriftsdatum. Das Hochladen der unterschriebenen Kopie ist optional: Wenn Sie darauf verzichten, bewahren Sie die unterschriebene Kopie in Papierform in der Apotheke auf. Zum Hochladen nutzen Sie das Upload-Symbol in der Patientenansicht und wählen Dokumententyp und Datum aus.
Wo kann unterschrieben werden?
- Patientenansicht: über Vereinbarung unterschreiben beziehungsweise Quittung unterschreiben direkt bei der jeweiligen pDL, auch über die Schaltfläche Nächste Aktion.
- Offizin-Ansicht: in der Patientenliste per Schnellaktion, jeweils digital oder manuell.
- Heimverwaltung: Im Tab Quittung unterschreiben quittieren Sie mehrere Heimbewohner in einem Schritt, wahlweise mit digitaler Unterschrift oder per Upload der Unterschriftsdokumente. Dabei gilt: Es kann jeweils nur ein Vertrag für ein Seniorenheim unterzeichnet werden, Sie unterschreiben also Heim für Heim. Die Unterschrift kann dort auch übersprungen werden, der Patient erhält dann den Status Abgerechnet, Unterschrift übersprungen.
Automatische Vereinbarungen im Heim
In der Heimverwaltung kann eingestellt werden, dass neu hinzugefügte Heimbewohner automatisch als pDL-Vereinbarung unterzeichnet markiert werden. In der Workflow-Verwaltung lässt sich das für bestimmte Patienten mit der Option Automatische Signatur ausschließen verhindern.
Wo sehe ich den Unterschriftsstatus?
- In der Patientenansicht steht bei unterschriebenen Dokumenten Dokument unterzeichnet am mit Datum. Fehlt die Unterschrift nach der Abrechnung, erscheint ein Warnhinweis, denn die Unterschrift ist rechtlich erforderlich.
- In der Heimbewohner-Liste filtern Sie nach dem Unterschriftsstatus, zum Beispiel Unterschrift ausstehend oder Abgerechnet, Unterschrift übersprungen.
- Alle unterschriebenen Dokumente liegen im Archiv des Patienten unter Vereinbarungen beziehungsweise Quittungen.
- Die Patientenhistorie protokolliert jede Unterschrift, zum Beispiel: pDL-Vereinbarungen wurden unterzeichnet.