Wie funktioniert der apodienste-Briefprozess und was muss die Apotheke dafür tun?

Überblick

Der Briefprozess dient dazu, die Einverständniserklärung (Unterschrift) für die Polymedikationsanalyse (pDL) von den Patient:innen oder deren gesetzlichen Vertreter:innen einzuholen.

Diese erste Unterschrift ist Voraussetzung, um den gesamten ApoDienste-Prozess zu starten und die Polymedikationsanalysen im Rahmen der Heimversorgung durchführen zu können.

Die Briefe werden entweder direkt an die Patient:innen oder – falls vorhanden – an deren gesetzliche Vertreter:innen gesendet.

Sie können dabei selbst entscheiden, ob:

• die Briefe nur an Patient:innen mit gesetzlicher Vertretung gesendet werden sollen, oder
• an alle Patient:innen, auch an jene ohne Vertreter:in (in diesem Fall gehen manche Briefe direkt an das jeweilige Heim).
  
  

  Gestaltung und Inhalt der Briefe

  Jeder Brief enthält:

  • Das Branding und die Kontaktdaten Ihrer Apotheke (siehe Beispiel unten)
  

• Das Einverständnisformular zur Polymedikationsanalyse (pDL)
• Einen vorfrankierten Rückumschlag über ResponsePlus, damit die Empfänger:innen den Brief bequem zurücksenden können

Beispiel des Brieflayouts und des Rückumschlags siehe unten.

Verarbeitung und Digitalisierung

Alle Briefe werden an die Medikationsanalyse-Poststelle gesendet, wo sie:

1. Empfangen und digitalisiert (gescannt) werden,
2. Über die aufgedruckte Referenznummer automatisch dem richtigen Patientenprofil in apodienste zugeordnet werden.

Sobald das unterschriebene Einverständnis eingegangen und verarbeitet wurde:

• Wird die Patientin bzw. der Patient in ApoDienste automatisch als „Einverständnis unterschrieben“ markiert (erkennbar am blauen Pillen-Symbol),
• Das Dokument wird sicher im Archiv von ApoDienste abgelegt und kann jederzeit eingesehen werden
  
  

  Nächste Schritte – Was wir von Ihnen benötigen

  Um mit dem Versand der Briefe zu beginnen, benötigen wir:

  1. 📋 Eine Liste der Heime, an die die Briefe gesendet werden sollen
  2. ⚙️ Ihre Präferenz, ob
     • die Briefe an alle Patient:innen gehen sollen, oder
     • nur an Patient:innen mit gesetzlicher Vertretung
  3. 🏥 Ihr Apotheken-Logo (in hoher Auflösung) sowie die Unterschrift der verantwortlichen Apothekerin bzw. des verantwortlichen Apothekers zur Integration in das Briefdesign

  Was Sie nicht tun müssen

  • Sie müssen keine Briefe selbst drucken oder versenden
  • Sie müssen keine Rückläufer manuell bearbeiten – dies geschieht automatisch
  • Sie müssen keine unterschriebenen Einverständniserklärungen hochladen – diese erscheinen automatisch im apodienste-System