Wie bearbeite ich einen Vorgang?

Die Detailansicht eines Vorgangs

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste oder auf dem Board anklicken, öffnet sich der Vorgang in der Detailansicht. Hier sehen Sie die Nachricht und das dazugehörige Dokument nebeneinander und können den Vorgang von hier aus abschließen.

Die Kopfzeile

Ganz oben links steht der Rücksprung-Link. Seine Beschriftung richtet sich danach, woher Sie gekommen sind:

• Zurück zum Posteingang: Sie kamen aus der Listenansicht.
• Zurück zum Board: Sie kamen aus der Board-Ansicht.
• Zurück zu Gesendet: Sie kamen aus der Übersicht der gesendeten E-Mails.
• Zurück zur gesendeten E-Mail: Sie kamen aus einer einzelnen gesendeten E-Mail.
• Zurück zur E-Mail: Sie kamen aus einem anderen Vorgang.

Rechts daneben steht Vorgang {n} von {m}, also zum Beispiel „Vorgang 3 von 24“. Die Zahl sagt Ihnen, an welcher Stelle der gerade geöffneten Liste Sie sich befinden. Daneben stehen die beiden Pfeiltasten ↑ und ↓: Mit ↓ springen Sie zum nächsten, mit ↑ zum vorherigen Vorgang. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, erscheint Vorheriger Vorgang (↑) bzw. Nächster Vorgang (↓). Alternativ verwenden Sie die Tasten J und K.

Darunter steht der Titel des Vorgangs. Ist der Patient bekannt, ist das sein Name mit Geburtsdatum, bei mehreren Patienten zum Beispiel „2 Patienten“. Sonst steht dort der von der KI vergebene Titel oder der Betreff der E-Mail. Wenn Sie mit der Maus auf den Titel zeigen, sehen Sie den ursprünglichen Betreff. In der Zeile darunter stehen gegebenenfalls Dringend, die Kategorie, der Hinweis zur Patientenzuordnung, zum Beispiel Verknüpft oder Kein Patient erkannt · Zuordnen, und die letzte Aktivität mit Zuletzt:. Wie Sie einen Patienten zuordnen, lesen Sie in Wie ordne ich einem Vorgang den richtigen Patienten zu?. Absender und Eingang stehen in der Nachricht selbst.

Die Schaltflächen in der Kopfzeile

Rechts neben dem Titel stehen vier Schaltflächen. Weitere Werkzeuge finden Sie oben im Bereich „Nachricht“ und über dem Dokument. Je nach Vorgang sind nicht alle vorhanden:

• Konversation (n) oben im Bereich „Nachricht“: springt zum Verlauf mit allen E-Mails und Antworten zu diesem Vorgang (siehe „Konversation“).
• Die farbige Schaltfläche mit der Kategorie und der Taste R in der Zeile unter dem Titel: Damit korrigieren Sie die Kategorie. Ist noch keine Kategorie vergeben, steht dort Korrigieren.
• Datenextraktion mit der Taste D in der Werkzeugleiste über dem Dokument: liest die Daten aus dem Dokument aus. Wurden die Daten bereits ausgelesen, ändert sich die Beschriftung.
• Im Medplan öffnen bzw. An Medplan senden unter Weitere Aktionen: nur bei Medikationsplänen und nur, wenn Ihre Apotheke für den Medikationsplan-Scanner freigeschaltet ist. Erkennt die KI in einem Medikationsplan mehrere Dokumente, wird er erst nach dem Aufteilen an Medplan übertragen. Bis dahin steht dort Bitte zuerst aufteilen oder Vorschlag verwerfen.
• Weitere Aktionen (drei Punkte): enthält außerdem Details & KI-Begründung, Aktivität anzeigen, Als ungelesen markieren und Anhang herunterladen.
• Antworten mit der Taste A (bzw. E-Mail verfassen, wenn keine Antwortadresse vorliegt). Antworten erscheint erst, wenn der E-Mail-Versand für Ihre Apotheke freigeschaltet ist (siehe Wie richte ich die apodienste inbox für meine Apotheke ein?).
• Erledigt mit der Taste E, bzw. Als To-Do markieren, wenn der Vorgang bereits erledigt ist.
• Der Bearbeiter, zum Beispiel Nicht zugewiesen oder Ihr Name: Klicken Sie darauf, um Übernehmen (mir zuweisen) oder Freigeben zu wählen. Mehr dazu in Wie übernehme ich einen Vorgang, damit niemand doppelt arbeitet?

Das bernsteinfarbene Kennzeichen Dringend steht in der Zeile unter dem Titel.

Was die einzelnen Schaltflächen bewirken, lesen Sie in „Erledigen, korrigieren, wieder öffnen“.

Die KI-Zusammenfassung

Unter der Kopfzeile steht über die ganze Breite die Zeile KI-Zusammenfassung. Darin fasst die KI in ein bis zwei Sätzen zusammen, worum es in dem Vorgang geht. Zunächst sehen Sie nur eine Zeile. Klicken Sie darauf, um die Zusammenfassung aufzuklappen. Aufgeklappt steht daneben der Zusatz Automatisch erstellt. Die vollständigen Angaben stehen in der Nachricht darunter.

Nachricht links, Dokument rechts

Unter der KI-Zusammenfassung teilt sich der Bildschirm: links die Nachricht, rechts das Dokument. Hängt an dem Vorgang kein Dokument, nimmt die Nachricht die ganze Breite ein.

Beide Bereiche lassen sich einklappen:

1. Klicken Sie auf den Pfeil im Kopf des Bereichs, den Sie einklappen möchten.
2. Der Bereich schrumpft auf einen schmalen senkrechten Streifen mit der Beschriftung Nachricht bzw. Dokument. Der andere Bereich nimmt den frei gewordenen Platz ein.
3. Klicken Sie auf den Streifen, um den Bereich wieder aufzuklappen.

Wenn Sie einen langen Text lesen, klappen Sie das Dokument ein. Wenn Sie ein gescanntes Rezept prüfen, klappen Sie die Nachricht ein.

Die Karte Details

Oben in der Nachricht stehen Absender, Adresse und Zeitpunkt der ursprünglichen E-Mail mit der Kennzeichnung Eingang. Darunter folgt die Karte Details. Sie ist zugeklappt und zeigt rechts neben der Überschrift den Betreff. Klicken Sie auf Details, um bis zu fünf Angaben zu sehen:

• Von: Der Absender der ursprünglichen Nachricht.
• An: An wen die Nachricht ursprünglich gerichtet war.
• Gesendet: Wann der Absender die Nachricht geschrieben hat.
• Empfangen: Wann die Nachricht bei uns eingegangen ist.
• Betreff: Der Betreff der ursprünglichen Nachricht.

Ein weiterer Klick auf Details klappt die Karte wieder zu.

Notiz der Apotheke und Weiterleitung

Hat eine Kollegin oder ein Kollege beim Weiterleiten selbst etwas über die Nachricht geschrieben, zum Beispiel „bitte vorziehen“ oder „s. Anhang“, steht dieser Text als eigener Block Notiz der Apotheke ganz oben über der Karte Details. Diese Notiz geht nie verloren.

Unter der Karte steht bei weitergeleiteten Nachrichten die Zeile „weitergeleitet über …“ mit dem Postfach Ihrer Apotheke, über das die Nachricht bei uns angekommen ist. Bei einer direkt zugestellten Nachricht fehlt die Zeile.

Der Nachrichtentext

Darunter steht die Nachricht selbst, so aufbereitet, wie der Absender sie geschrieben hat. Rechtliche Fußzeilen wie Haftungsausschlüsse, Datenschutzhinweise und Registereinträge werden vom Text getrennt und in einen eigenen zugeklappten Abschnitt Rechtlicher Hinweis gelegt. Ein Klick auf die Überschrift zeigt den Text an.

Weitere Angaben, die Ihnen an dieser Stelle begegnen können:

• Rohtext anzeigen: Zeigt die Nachricht zusätzlich unverändert an, so wie sie eingegangen ist. Die Schaltfläche heißt danach Rohtext ausblenden. So sehen Sie die Nachricht im Originalformat. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn zu der Nachricht ein unveränderter Text vorliegt.
• Externe Bilder wurden blockiert.: Die Nachricht enthielt Bilder, die erst beim Öffnen aus dem Internet nachgeladen worden wären. Sie werden aus Sicherheitsgründen nicht geladen. Dokumente des Absenders kommen immer als Anhang und sind davon nicht betroffen.
• Nachricht gekürzt: Die Nachricht war sehr lang und wird nicht vollständig dargestellt.
• Kein Nachrichtentext vorhanden.: Die E-Mail bestand nur aus dem Anhang.
• Nachricht konnte nicht dargestellt werden.: Die Aufbereitung ist fehlgeschlagen. Der unveränderte Text wird dann direkt darunter angezeigt, und die Karte Details steht weiterhin darüber.

Faxe

Kam der Vorgang per Fax herein, steht anstelle des Nachrichtentextes eine Karte Fax mit drei Angaben:

• Faxnummer: Die Nummer, von der gesendet wurde.
• Seiten: Die Anzahl der übertragenen Seiten.
• Eingegangen: Datum und Uhrzeit des Eingangs.

Ist bei der Übertragung etwas schiefgegangen, trägt die Karte zusätzlich den Hinweis Übertragung fehlerhaft. Prüfen Sie dann besonders sorgfältig, ob das Dokument rechts vollständig ist.

Unter der Karte finden Sie Ursprüngliche Benachrichtigung anzeigen. Ein Klick darauf zeigt die Original-Benachrichtigung des Fax-Dienstes, so wie sie eingegangen ist. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn die Benachrichtigung zusätzlich in aufbereiteter Form vorliegt.

Details zum Vorgang: Klassifizierung, KI-Begründung und Aktivität

Klassifizierung und KI-Begründung finden Sie im Fenster Details zum Vorgang. Sie öffnen es über Weitere Aktionen und Details & KI-Begründung. Mit Aktivität anzeigen (Taste V) öffnet es sich direkt im Reiter „Aktivität“. Das Fenster hat drei Reiter: Klassifizierung, KI-Begründung und Aktivität.

Der Reiter KI-Begründung zeigt, warum die KI den Vorgang so eingeordnet hat: Zitate aus der Nachricht mit der jeweiligen Fundstelle.

Der Reiter Klassifizierung zeigt die Einordnung selbst:

• Kategorie: Die Kategorie des Vorgangs.
• Untertyp: Die feinere Einordnung innerhalb der Kategorie, sofern erkannt.
• Hinweise: Merkmale zum Nachrichtenverlauf, etwa ob es sich um eine Antwort handelt.

Fehlt eine Angabe, steht dort ein Strich.

Der Reiter Aktivität zeigt die Bearbeitungsschritte des Vorgangs, den neuesten zuerst, zum Beispiel wer ihn angesehen, übernommen, freigegeben oder erledigt hat. Über Filter grenzen Sie die Einträge nach Aktion ein. Alle Aktivitäten der Apotheke öffnet das Protokoll Ihrer gesamten Apotheke. Mit Kategorie korrigieren ändern Sie direkt aus dem Fenster heraus die Kategorie. Schließen bringt Sie zurück zum Vorgang.

Konversation

Alle E-Mails zu diesem Vorgang stehen im Bereich „Nachricht“ als Verlauf: die neueste oben, die ursprüngliche E-Mail mit der Kennzeichnung Eingang ganz unten. Konversation (n) oben im Bereich springt zum Verlauf. Die Zahl in Klammern zählt gesendete E-Mails und Antworten.

Ältere gesendete E-Mails sind eingeklappt und öffnen sich per Klick direkt im Verlauf. Wie Sie Antworten erkennen und beantworten, lesen Sie in Wie sehe ich die Antwort auf meine E-Mail?. Über Alle gesendeten E-Mails am Ende des Verlaufs gelangen Sie zur Seite „Gesendet“.

Dokumente ansehen

Rechts neben der Nachricht steht das Dokument, das zu dem Vorgang gehört: das gescannte Rezept, der Medikationsplan, das Aufnahmeformular. Sie können darin blättern, es vergrößern und es in einem eigenen Browser-Tab öffnen.

Durch ein mehrseitiges Dokument blättern

In der Mitte der Werkzeugleiste über dem Dokument steht der Seitenzähler, zum Beispiel 2 / 5. Er nennt die angezeigte Seite und die Gesamtzahl der Seiten.

1. Klicken Sie auf den Pfeil rechts vom Seitenzähler, um zur nächsten Seite zu gehen.
2. Klicken Sie auf den Pfeil links davon, um zur vorherigen Seite zurückzugehen.

Auf der ersten Seite ist der linke Pfeil ausgegraut, auf der letzten der rechte. Bei einem einseitigen Dokument steht dort 1 / 1 und beide Pfeile sind ausgegraut.

Vergrößern und verkleinern

Links in der Werkzeugleiste stehen ein Minus, die aktuelle Größe in Prozent und ein Plus.

1. Klicken Sie auf +, um die Seite größer darzustellen.
2. Klicken Sie auf −, um sie wieder kleiner zu machen.
3. Klicken Sie auf Breite anpassen, um zur Standardgröße zurückzukehren, bei der die Seite genau so breit ist wie der Bereich.

Die Größe wird in festen Stufen verändert: 50 %, 75 %, 100 %, 110 %, 125 %, 150 %, 175 % und 200 %. Die aktuelle Stufe steht immer zwischen den beiden Schaltflächen.

Das Dokument in einem eigenen Tab öffnen

Ganz rechts in der Werkzeugleiste steht ein Symbol mit einem Pfeil, der aus einem Rechteck herauszeigt. Es trägt die Bezeichnung In neuem Tab öffnen.

1. Klicken Sie auf das Symbol. Das Dokument öffnet sich in einem neuen Tab Ihres Browsers.
2. Ziehen Sie diesen Tab auf Ihren zweiten Bildschirm.
3. Arbeiten Sie im ersten Fenster weiter. Dort bleibt der Vorgang unverändert geöffnet.

So haben Sie beim Abtippen eines Rezepts das Dokument groß auf dem einen und den Vorgang auf dem anderen Bildschirm.

Bilder und andere Dateiarten

Nicht jeder Anhang ist ein PDF. Je nach Dateiart sieht der rechte Bereich anders aus:

• Bilder (zum Beispiel ein abfotografiertes Rezept) werden direkt angezeigt. Der Bereich trägt die Überschrift Dokument, darunter steht der Dateiname. Blättern und Zoomen gibt es hier nicht, weil ein Bild nur eine Seite hat. Zum Vergrößern steht rechts oben die Schaltfläche In neuem Tab öffnen.
• Dateiarten, die nicht angezeigt werden können, tragen an dieser Stelle den Hinweis „Dieser Anhangstyp kann aus Sicherheitsgründen nicht direkt angezeigt werden.“ Darunter steht die Schaltfläche Anhang herunterladen. Ein Klick darauf lädt die Datei auf Ihren Rechner herunter; Sie öffnen sie dann mit dem Programm, das dafür vorgesehen ist.

Meldungen beim Laden

• Dokument wird geladen …: Das Dokument wird gerade geholt. Bei großen Scans kann das einen Moment dauern.
• Dokument konnte nicht geladen werden.: Das Dokument ließ sich nicht abrufen. Laden Sie die Seite neu. Bleibt die Meldung bestehen, wenden Sie sich an den Support.

Vorgänge aus einem aufgeteilten Dokument

Manchmal enthält ein einziges PDF mehrere Dokumente, zum Beispiel vier Rezepte für vier verschiedene Bewohner in einer Sendung. Solche Sammel-PDFs werden aufgeteilt, und jeder Teil wird zu einem eigenen Vorgang.

Bei einem solchen Vorgang steht oben im Nachrichtenbereich die Zeile Teil {n} von {m} aus {Dateiname}, also zum Beispiel „Teil 2 von 4 aus Sammelfax_Talblick.pdf“. Daneben steht Original anzeigen. Ein Klick darauf bringt Sie zum ursprünglichen Vorgang, in dem das vollständige Dokument mit allen Seiten liegt.

Ist der ursprüngliche Vorgang nicht mehr abrufbar, steht dort nur der Hinweis Aufgeteilt aus einem Original-Dokument.

Rechts in der Werkzeugleiste über dem Dokument steht außerdem die Schaltfläche Aufteilen mit der Taste T. Damit teilen Sie ein Sammel-PDF selbst auf. Wie das geht, lesen Sie in „Mehrere Belege in einem Dokument aufteilen“.

Erledigen, korrigieren, wieder öffnen

Die meiste Arbeit an einem Vorgang besteht aus drei Handgriffen: die Kategorie richtigstellen, den Vorgang als erledigt abhaken oder ihn wieder zurückholen. Alle drei erreichen Sie aus der Detailansicht heraus, das Erledigen zusätzlich für mehrere Einträge gleichzeitig aus der Liste und vom Board.

Die Kategorie korrigieren

Hat die KI einen Vorgang in die falsche Kategorie gelegt, stellen Sie das in wenigen Sekunden richtig.

1. Drücken Sie R oder klicken Sie in der Kopfzeile auf die farbige Schaltfläche mit der Kategorie. Die Kategorie-Auswahl öffnet sich.
2. Suchen Sie die richtige Kategorie in der Liste. Sie können den Namen auch in das Feld Kategorie suchen oben eintippen; die Liste wird dann sofort kürzer.
3. Tragen Sie unten bei Bedarf ein, warum die bisherige Kategorie nicht gepasst hat.
4. Klicken Sie die richtige Kategorie an.

Ganz oben in der Auswahl steht der Vorschlag der KI, also die Kategorie, in der der Vorgang zurzeit liegt, und darunter die Textstelle, auf die sich die KI dabei gestützt hat. So sehen Sie sofort, woher der Fehlgriff kommt.

Die Kategorie, in der der Vorgang bereits liegt, ist in der Liste mit aktuell gekennzeichnet und lässt sich nicht anklicken. Findet die Suche nichts, steht dort Keine Kategorie gefunden.

Das Feld ganz unten ist freiwillig. Je nachdem, ob die KI eine Kategorie vorgeschlagen hat, heißt es Warum passt „…“ nicht? oder Warum diese Kategorie?; im Feld selbst steht Ihre Begründung (optional). Was Sie dort eintragen, hilft dabei, die automatische Einordnung zu verbessern.

Die neue Kategorie wird sofort übernommen. Sie brauchen nichts zu bestätigen; die Auswahl schließt sich und es erscheint kurz die Meldung Kategorie korrigiert.

Schlägt die Korrektur fehl, erscheint Korrigieren fehlgeschlagen. Versuchen Sie es dann noch einmal.

Einen Vorgang erledigen

1. Klicken Sie in der Kopfzeile rechts auf Erledigt oder drücken Sie E.
2. Es erscheint die Meldung Als erledigt markiert.
3. Haben Sie den Vorgang aus der Liste geöffnet, öffnet sich danach der nächste offene Vorgang.

Neben der Meldung steht Rückgängig und dazu die Taste U. Damit holen Sie den Vorgang zurück: Er wird wieder als To-Do geführt, Sie landen wieder auf ihm und es erscheint Als To-Do markiert.

Schlägt das Abhaken fehl, erscheint Als erledigt markieren fehlgeschlagen.

Einen erledigten Vorgang wieder öffnen

Öffnen Sie einen bereits erledigten Vorgang, steht an der Stelle von Erledigt die Schaltfläche Als To-Do markieren.

1. Klicken Sie auf Als To-Do markieren.
2. Es erscheint Als To-Do markiert. Der Vorgang zählt wieder zu Ihrer offenen Arbeit.

Schlägt es fehl, erscheint Als To-Do markieren fehlgeschlagen.

Einen Vorgang als ungelesen zurücklegen

Sobald Sie einen Vorgang öffnen, gilt er als gelesen. Wenn Sie ihn nur kurz angesehen haben und er einer Kollegin noch als ungelesen auffallen soll, legen Sie ihn zurück.

1. Klicken Sie oben rechts auf Weitere Aktionen (drei Punkte) und wählen Sie Als ungelesen markieren. Alternativ drücken Sie die Taste U.
2. Sie kommen dorthin zurück, wo Sie hergekommen sind, in die Liste oder auf das Board.
3. Der Eintrag trägt dort wieder den Punkt für ungelesene Vorgänge.

Schlägt es fehl, erscheint Konnte nicht als ungelesen markieren.

Sammelaktionen aus der Liste und vom Board

Werbung, Newsletter oder Statusmeldungen müssen Sie nicht einzeln öffnen. In der Listenansicht und auf dem Board erledigen Sie mehrere Einträge auf einmal.

1. Setzen Sie links in einer Zeile das Häkchen. Wiederholen Sie das für jeden Eintrag, den Sie mitnehmen möchten.
2. Über der Liste erscheint eine Leiste mit der Angabe {n} ausgewählt, zum Beispiel „2 ausgewählt“.
3. Wählen Sie die gewünschte Aktion.

In der Listenansicht stehen in der Leiste vier Schaltflächen:

• Übernehmen: weist Ihnen alle ausgewählten Einträge zu.
• Als erledigt markieren: Hakt alle ausgewählten Einträge ab.
• Als gelesen markieren bzw. Als ungelesen markieren: Die Beschriftung richtet sich nach Ihrer Auswahl: Sind alle ausgewählten Einträge bereits gelesen, wird Als ungelesen markieren angeboten, sonst Als gelesen markieren.
• Auswahl aufheben: Nimmt alle Häkchen wieder weg.

Danach erscheint kurz eine Meldung, zum Beispiel 3 Vorgänge erledigt, 3 übernommen oder 3 Einträge aktualisiert. Beim Erledigen steht daneben Rückgängig, womit Sie die abgehakten Einträge wieder zurückholen. Geht etwas schief, erscheint Sammelaktion fehlgeschlagen.

Auf dem Board geht das ähnlich: Setzen Sie oben rechts auf einer Karte das Häkchen, dann erscheint über den Spalten dieselbe Leiste mit Als erledigt markieren, Als gelesen markieren und Auswahl aufheben. Alle Einträge des aktuellen Filters wählen Sie in der Listenansicht aus.

Alle Einträge des aktuellen Filters auswählen

Haben Sie in der Listenansicht alle Einträge der angezeigten Seite angehakt und es gibt weitere Seiten, erscheint unter der Leiste ein Hinweis:

1. Es steht dort Alle {n} sichtbaren Vorgänge sind ausgewählt.
2. Daneben steht Alle {total} Einträge im aktuellen Filter auswählen. Ein Klick darauf nimmt auch die Einträge auf den übrigen Seiten mit.
3. Der Hinweis wechselt zu Alle {total} Einträge im aktuellen Filter sind ausgewählt. Daneben steht Auswahl aufheben.

Extrahierte Daten prüfen

Zu jedem eingeordneten Vorgang kann die Künstliche Intelligenz die wichtigsten Angaben aus dem Dokument herauslesen, zum Beispiel Name, Geburtsdatum oder die einzelnen Medikamente. Im Fenster Extrahierte Daten prüfen sehen Sie diese Werte links und das dazugehörige Dokument rechts und können beides in Ruhe vergleichen.

Das Fenster öffnen

1. Öffnen Sie den Vorgang in der Detailansicht.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste über dem Dokument auf Datenextraktion.
3. Warten Sie einen Moment. Während des Auslesens steht auf der Schaltfläche Wird extrahiert ….
4. Das Fenster Extrahierte Daten prüfen öffnet sich von selbst, sobald die Werte vorliegen.

Haben Sie die Daten für diesen Vorgang ausgelesen, heißt die Schaltfläche danach Extrahierte Daten ansehen. Ein Klick darauf zeigt die bereits ausgelesenen Werte, ohne sie neu auszulesen. Das gilt nur, solange Sie auf diesem Vorgang bleiben: Wechseln Sie zu einem anderen Vorgang, steht dort wieder Datenextraktion.

Statt zu klicken können Sie auch die Taste D drücken. D öffnet das Fenster und schließt es wieder.

Was Sie im Fenster sehen

Oben im Fenster steht der Titel Extrahierte Daten prüfen. Direkt daneben zeigt ein kleines Feld, wie viele Werte ausgelesen wurden, zum Beispiel 10 Felder. Ganz rechts steht der Dateiname des Dokuments, daneben das Kreuz zum Schließen.

Darunter teilt sich das Fenster in zwei Spalten. Rechts sehen Sie dasselbe Dokument, das auch in der Detailansicht angezeigt wird. Über dem Dokument steht Dokument, daneben die Bedienelemente zum Vergrößern.

Die linke Spalte ist von oben nach unten in drei Bereiche gegliedert:

1. Die wichtigen Felder. Ganz oben stehen die Angaben, die einmal pro Dokument vorkommen und für Ihre Arbeit am wichtigsten sind, bei einem Rezept zum Beispiel Patient, Geburtsdatum und Krankenkasse. Jede dieser Angaben steht auf einer eigenen Karte.
2. Die Positionen. Darunter folgen die Angaben, die im Dokument mehrfach vorkommen, zum Beispiel je ein Eintrag pro Medikament. Diesen Bereich gibt es nur, wenn das Dokument solche Einträge enthält (siehe „Die Positionen“).
3. Weitere Felder. Ganz unten sammelt eine zugeklappte Schaltfläche alle übrigen einmaligen Angaben (siehe „Weitere Felder“).

Welche Felder als wichtig gelten, legt Ihre Administratorin oder Ihr Administrator fest (siehe Wie richte ich die apodienste inbox für meine Apotheke ein?). Die wichtigen Felder tragen in diesem Fenster kein besonderes Kennzeichen. Sie erkennen sie daran, dass sie oben stehen.

Am unteren Rand steht links der Fortschritt und rechts, welches Feld gerade ausgewählt ist.

Die Positionen

Manche Angaben kommen in einem Dokument mehrfach vor, zum Beispiel je ein Eintrag pro Medikament auf einem Rezept oder auf einem Medikationsplan. Diese Einträge stehen in der linken Spalte unter den wichtigen Feldern.

Über den Einträgen steht eine Zeile mit drei Angaben, von links nach rechts:

• die Bezeichnung der Gruppe, bei Rezepten zum Beispiel Verordnungen, bei Medikationsplänen Medikamente; ist keine Bezeichnung festgelegt, steht dort Positionen;
• die Anzahl der Einträge, zum Beispiel 3 Positionen;
• rechts die Beschriftung Gruppe geprüft mit einem Haken.

Jeder Eintrag steht auf einer eigenen Karte, eine unter der anderen. Auf einer Karte finden Sie:

• Je eine Zeile pro wichtiger Angabe: links eine kleine graue Bezeichnung, zum Beispiel MEDIKAMENT oder PZN, daneben der Wert und rechts eine eigene Schaltfläche zum Kopieren. So können Sie zum Beispiel nur die PZN eines Eintrags kopieren, ohne die übrigen Angaben.
• Fehlt ein Wert, steht dort ein Gedankenstrich und daneben das Kennzeichen nicht gefunden. Die Schaltfläche zum Kopieren ist dann ausgegraut.
• Ganz unten auf der Karte stehen die übrigen Angaben des Eintrags in einer gedämpften Zeile hintereinander, ohne Bezeichnungen und ohne Schaltfläche zum Kopieren. Sind diese Angaben alle leer, entfällt die Zeile.

Die PZN werden mit gleich breiten Ziffern dargestellt. So stehen sie von Karte zu Karte sauber untereinander und lassen sich leichter vergleichen.

Jeden Wert auf einer Karte können Sie anklicken und korrigieren, auch die gedämpfte Zeile ganz unten.

Klicken Sie auf eine Karte oder springen Sie mit der Tabulatortaste hinein, wird sie zur aktiven Karte und bekommt einen blauen Rand. Am unteren Rand des Fensters steht dann, wo Sie gerade sind, zum Beispiel Verordnungen 2 · PZN.

Weitere Felder

Alle einmaligen Angaben, die nicht als wichtig gekennzeichnet sind, stehen unten in der linken Spalte hinter einer zugeklappten Schaltfläche. Sie heißt Weitere Felder und trägt in Klammern die Anzahl der Felder darin, zum Beispiel Weitere Felder (3).

Solange die Schaltfläche zugeklappt ist, sehen Sie rechts daneben die Namen dieser Felder, durch einen Punkt getrennt, zum Beispiel „Versichertennummer · Arzt · Ausstellungsdatum“. So wissen Sie schon vor dem Aufklappen, was Sie darin erwartet.

1. Klicken Sie auf Weitere Felder, um den Bereich aufzuklappen.
2. Sie sehen dieselben Karten wie oben. Sie können die Werte genauso vergleichen, korrigieren, kopieren und abhaken.
3. Klicken Sie erneut auf Weitere Felder, um den Bereich wieder zuzuklappen.

Gibt es keine weiteren Felder, fehlt die Schaltfläche ganz.

Einen Wert mit dem Dokument vergleichen

1. Klicken Sie links auf die Karte des Feldes, das Sie prüfen möchten. Die Karte wird hervorgehoben.
2. Suchen Sie den Wert rechts im Dokument.
3. Vergrößern oder verkleinern Sie das Dokument mit − und +. Zwischen beiden steht die aktuelle Größe in Prozent.
4. Blättern Sie bei mehrseitigen Dokumenten mit ‹ und › durch die Seiten. Dazwischen steht die aktuelle Seite, zum Beispiel 2 / 5.

Einen Wert korrigieren

1. Klicken Sie links auf den Wert selbst. Beim Zeigen mit der Maus erscheint Wert korrigieren.
2. Der Wert wird zu einem Eingabefeld. Sie können sofort tippen, ein zweiter Klick in das Feld ist nicht nötig. Überschreiben Sie den Wert.
3. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie an eine andere Stelle. Der neue Wert wird sofort gespeichert.

Das gilt für alle Werte: für die Karten oben, für jeden Wert auf einer Positionskarte und auch für die gedämpfte Zeile am Fuß einer Positionskarte.

Lässt sich ein Wert nicht speichern, erscheint oben im Fenster die Meldung Wert konnte nicht gespeichert werden. Versuchen Sie es in diesem Fall erneut.

Einen Wert kopieren

Jeder Wert hat seine eigene Schaltfläche zum Kopieren. Es wird immer nur dieser eine Wert kopiert.

1. Zeigen Sie auf die Schaltfläche mit dem Kopier-Symbol rechts neben dem Wert. Es erscheint In Zwischenablage kopieren.
2. Klicken Sie darauf.
3. Am unteren Rand erscheint kurz eine Bestätigung mit der Bezeichnung des Feldes und dem kopierten Wert.
4. Fügen Sie den Wert dort ein, wo Sie ihn brauchen, zum Beispiel in Ihrer Apothekensoftware.

Das Fenster bleibt beim Kopieren geöffnet.

Auf den Positionskarten hat jede Zeile ihre eigene Schaltfläche. Nur die gedämpfte Zeile am Fuß einer Karte hat keine.

Felder als geprüft markieren

Jedes einmalige Feld wird einzeln geprüft.

1. Zeigen Sie auf die Schaltfläche mit dem Haken rechts auf der Karte. Es erscheint Feld als geprüft markieren.
2. Klicken Sie darauf. Der Haken wird farbig, die Karte gilt als geprüft.
3. Ein zweiter Klick nimmt die Markierung wieder zurück.

Für die Positionen gibt es einen gemeinsamen Haken: Gruppe geprüft rechts in der Zeile über den Karten. Er gilt für die ganze Gruppe:

• Er sieht nur dann gesetzt aus, wenn jeder Wert jeder Position abgehakt ist.
• Ist erst ein Teil abgehakt, setzt ein Klick die Häkchen bei allen übrigen Werten.
• Sind bereits alle abgehakt, nimmt ein Klick alle diese Häkchen wieder zurück.

Die Markierungen werden sofort gespeichert. Sie bleiben erhalten, auch wenn Sie das Fenster schließen und später wieder öffnen.

Am unteren Rand zählt eine Zeile mit, wie weit Sie sind, zum Beispiel 3 / 10 geprüft. Gezählt werden alle festgelegten Felder, auch die unter Weitere Felder. Die volle Zahl erreichen Sie also erst, wenn Sie diese Felder ebenfalls abgehakt haben. Daneben steht als Erinnerung: Aktives Feld: … — jedes Feld wird einzeln geprüft und sofort gespeichert.

Der Hinweis „nicht gefunden“

Hat die Künstliche Intelligenz zu einem Feld keinen Wert gefunden, steht auf der Karte statt des Wertes ein Gedankenstrich und daneben das Kennzeichen nicht gefunden.

Das heißt nicht zwingend, dass die Angabe im Dokument fehlt. Sie wurde nur nicht erkannt. Prüfen Sie in diesem Fall besonders sorgfältig im Dokument und tragen Sie den Wert bei Bedarf von Hand nach (siehe „Einen Wert korrigieren“).

Wenn der Scan schwer lesbar ist

Erkennt die Künstliche Intelligenz, dass der Text nur schwer zu entziffern war, steht über den Feldern der Hinweis Text schwer lesbar, Werte bitte prüfen.

Bei einem solchen Dokument sind Verwechslungen besonders wahrscheinlich, etwa bei Zahlen. Gehen Sie dann jedes Feld einzeln durch.

Wenn es keine Seitenvorschau gibt

Nicht zu jedem Dokument lässt sich eine Seitenansicht anzeigen. In diesem Fall bleibt die rechte Spalte leer und dort steht: Für dieses Dokument gibt es keine Seitenvorschau.

Die ausgelesenen Werte können Sie trotzdem prüfen, korrigieren und abhaken. Zum Vergleichen öffnen Sie das Dokument in der Detailansicht.

Wurden für die Kategorie des Vorgangs überhaupt keine Werte ausgelesen, steht in der linken Spalte: Für diese Kategorie wurden keine Felder extrahiert.

Das Fenster schließen

Zum Schließen haben Sie vier Möglichkeiten:

1. Klicken Sie oben rechts auf das Kreuz.
2. Klicken Sie neben das Fenster auf den abgedunkelten Bereich.
3. Drücken Sie die Taste Esc.
4. Drücken Sie erneut die Taste D.

Alle Ihre Korrekturen und Häkchen sind zu diesem Zeitpunkt bereits gespeichert. Sie müssen nichts zusätzlich bestätigen.

Mehrere Belege in einem Dokument aufteilen

Ein Pflegeheim oder eine Arztpraxis legt mehrere einzelne Blätter in einem Zug in den Scanner: drei Rezepte, dazu eine Heimaufnahme, dazu ein Medikationsplan. In der Apotheke kommt das alles als ein einziges Fax oder ein einziges PDF an, also als ein einziger Vorgang. Sie möchten aber jeden Beleg getrennt bearbeiten. Genau dafür gibt es den Aufteilen-Editor: Er zerlegt das eingegangene Dokument in mehrere neue Vorgänge, ohne dass Sie etwas erneut einscannen müssen.

Wenn die apodienste inbox das Aufteilen vorschlägt

Erkennt die Künstliche Intelligenz beim Eingang, dass ein Dokument mehrere Schriftstücke enthält, erscheint in der Detailansicht über der Nachricht ein Hinweisstreifen:

KI empfiehlt: Dokument aufteilen bzw. bei mehreren erkannten Teilen zum Beispiel KI empfiehlt: in 3 Vorgänge aufteilen

Darunter steht, was zu tun ist, je nach Fall: Seitenbereiche und Kategorien prüfen, dann aufteilen. oder Mehrere Dokumente auf einer Seite erkannt – im Arbeitsbereich per KI-Vorschlag oder manuell ausschneiden.

Rechts im Streifen stehen zwei Schaltflächen:

• Prüfen & aufteilen öffnet den Aufteilen-Editor. Es wird dabei noch nichts angelegt.
• Verwerfen blendet den Vorschlag aus. Danach erscheint die Bestätigung Aufteilungsvorschlag verworfen. Der Vorgang bleibt unverändert als ein einziger Vorgang bestehen.

Den Aufteilen-Editor öffnen

Sie können ein Dokument jederzeit selbst aufteilen, auch ohne Vorschlag:

1. Öffnen Sie den Vorgang in der Detailansicht.
2. Klicken Sie in der Leiste über dem Dokument auf Aufteilen.

Statt zu klicken können Sie auch die Taste T drücken.

Der Editor öffnet sich als eigener Bildschirm mit dem Titel Dokument aufteilen. Daneben stehen der Dateiname und die Seitenzahl, zum Beispiel 6 Seiten.

Die beiden Schnittarten

Oben im Editor wählen Sie, wie geschnitten wird:

• Zwischen Seiten: Für Dokumente, bei denen jeder Beleg auf einer eigenen Seite beginnt. Sie setzen die Trennungen zwischen den Seiten. Das ist der Normalfall bei einem Stapel, der am Stück eingescannt wurde.
• Innerhalb von Seiten: Für Seiten, auf denen mehrere Belege nebeneinander oder untereinander liegen, zum Beispiel zwei kleine Rezepte auf einem Faxblatt. Sie ziehen dann um jeden Beleg ein Rechteck.

Sie können jederzeit zwischen beiden umschalten.

Schritt für Schritt: Zwischen Seiten

Am unteren Rand liegt ein Streifen mit allen Seiten als kleine Vorschaubilder. Zwischen je zwei Seiten sitzt eine kleine Schaltfläche mit einem Scheren-Symbol.

1. Klicken Sie auf ein Vorschaubild, um die Seite groß in der Mitte anzusehen.
2. Klicken Sie auf die Schere zwischen zwei Seiten, um dort zu trennen. Beim Zeigen mit der Maus erscheint Hier trennen.
3. Klicken Sie erneut auf dieselbe Schere, um die Trennung wieder zu entfernen. Es erscheint dann Trennung entfernen.
4. Prüfen Sie rechts die Karten. Für jeden Abschnitt gibt es eine Karte Teil 1, Teil 2 und so weiter, jeweils mit dem Seitenbereich, zum Beispiel Seite 3–5.
5. Wählen Sie auf jeder Karte in der Auswahlliste eine Kategorie. Solange keine gewählt ist, steht dort Kategorie wählen.
6. Tragen Sie darunter eine Bezeichnung ein, zum Beispiel den Patientennamen. Das Eingabefeld schlägt Bezeichnung (z. B. Patientenname) vor. Die Bezeichnung ist freiwillig.
7. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Aufteilen mit der Anzahl der Teile in Klammern, zum Beispiel Aufteilen (3 Teile).

Solange noch nicht jeder Teil eine Kategorie hat, bleibt diese Schaltfläche blass und lässt sich nicht anklicken. Dasselbe gilt, wenn es nur einen einzigen Teil gibt. Dann gibt es nichts aufzuteilen.

Während die Teile angelegt werden, steht auf der Schaltfläche Wird aufgeteilt …, und in der Mitte erscheint der Hinweis Teile werden gespeichert und analysiert – das dauert einige Sekunden.

Schritt für Schritt: Innerhalb von Seiten

In dieser Betriebsart schneiden Sie einzelne Belege aus einer Seite heraus. Rechts steht die Liste Teile. Jeder Teil bekommt eine eigene Farbe.

1. Klicken Sie unten im Seitenstreifen auf die Seite, die Sie bearbeiten wollen.
2. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste ein Rechteck um den ersten Beleg. Solange auf der Seite noch kein Rechteck liegt, steht als Hilfe Rechteck um einen Beleg aufziehen auf der Seite.
3. Verschieben Sie ein Rechteck, indem Sie es in der Mitte anfassen und ziehen.
4. Ändern Sie die Größe, indem Sie einen der vier Eckpunkte ziehen.
5. Löschen Sie ein Rechteck, indem Sie es anklicken und dann die Taste Entf drücken.
6. Wählen Sie rechts auf der Karte des Teils eine Kategorie und tragen Sie eine Bezeichnung ein. Das Eingabefeld schlägt Bezeichnung (z. B. Patient) vor.
7. Klicken Sie auf + Neuer Teil, wenn der nächste Beleg zu einem eigenen Vorgang werden soll.
8. Ziehen Sie das nächste Rechteck.

Neue Rechtecke gehören immer zu dem Teil, der rechts gerade hervorgehoben ist. Der Editor weist ausdrücklich darauf hin: Neue Rechtecke gehören zum aktiven Teil. Für denselben Patienten auf mehreren Seiten: Teil aktiv lassen, Seite wechseln, weiteren Bereich aufziehen.

Ein Teil darf also Bereiche von mehreren Seiten sammeln. Das brauchen Sie zum Beispiel, wenn ein Beleg desselben Patienten auf Seite 2 unten anfängt und auf Seite 3 oben weitergeht.

Um einen anderen Teil zu bearbeiten, klicken Sie rechts auf dessen Karte. Mit dem Kreuz auf der Karte entfernen Sie einen Teil wieder; seine Rechtecke verschwinden mit ihm.

Unten auf jeder Karte steht, wie viel schon zugeordnet ist:

• noch kein Bereich: Zu diesem Teil wurde noch kein Rechteck gezogen.
• 2 Bereich(e) · S.1, S.3: So viele Rechtecke gehören dazu, und von diesen Seiten stammen sie.

Die gezogenen Rechtecke sind auch unten im Seitenstreifen als kleine farbige Flächen auf den Vorschaubildern zu sehen.

Hilfe von der Künstlichen Intelligenz: KI-Vorschlag

Sie müssen nicht jeden Schnitt selbst setzen. Oben im Editor steht die Schaltfläche ✨ KI-Vorschlag.

1. Klicken Sie auf ✨ KI-Vorschlag.
2. Haben Sie bereits Schnitte gesetzt oder Rechtecke gezogen, werden Sie gefragt: Vorhandene Bereiche ersetzen? Bestätigen Sie nur, wenn Ihre bisherige Arbeit überschrieben werden darf.
3. Warten Sie, bis die Prüfung fertig ist. Währenddessen steht auf der Schaltfläche Analysiert 6 Seiten….
4. Der Vorschlag wird in den Editor übernommen: als Trennungen und Teil-Karten in Zwischen Seiten, als fertig gezogene Rechtecke in Innerhalb von Seiten. Nur in der Betriebsart Innerhalb von Seiten tragen die vorgeschlagenen Teile zusätzlich das Kennzeichen KI.
5. Prüfen Sie jeden Teil und ändern Sie, was nicht stimmt.

Nach dem Übernehmen erscheint der Hinweis {Anzahl} Teile vorgeschlagen · KI kann irren — bitte prüfen. Daneben steht Rückgängig. Damit stellen Sie den Stand vor dem Vorschlag wieder her.

Es gibt vier weitere Meldungen:

• Vorschlag nur für Seiten …: Die Künstliche Intelligenz konnte nur einen Teil des Dokuments beurteilen. Die übrigen Seiten schneiden Sie selbst.
• Kein Vorschlag — Dokument wirkt einteilig: Es wurde kein zweiter Beleg gefunden. Vielleicht gehört doch alles zusammen. Sie können trotzdem von Hand aufteilen.
• KI-Vorschlag fehlgeschlagen — bitte manuell schneiden: Die Prüfung war nicht möglich. Ihre bisherige Arbeit im Editor bleibt dabei unverändert stehen.
• Mehrere Belege liegen auf derselben Seite — nur im Bereichsmodus schneidbar.: Der Vorschlag lässt sich nicht auf ganze Seiten übertragen. Klicken Sie daneben auf Im Bereichsmodus anwenden. Der Editor wechselt dann zu Innerhalb von Seiten und setzt den Vorschlag dort als Rechtecke um.

Der Prüfschritt „Prüfen & aufteilen“

In der Betriebsart Innerhalb von Seiten wird nichts angelegt, ohne dass Sie es vorher gesehen haben.

1. Klicken Sie oben rechts auf {Anzahl} Teile erstellen. Lässt sich diese Schaltfläche nicht anklicken, fehlt noch etwas; beim Zeigen mit der Maus erscheint der Grund: Jeder Teil braucht mindestens einen Bereich oder Jeder Teil braucht eine Kategorie.
2. Es öffnet sich das Fenster Prüfen & aufteilen. Darunter steht: Jeder Teil wird ein neuer Vorgang im Posteingang. Das Original bleibt vollständig erhalten.
3. Gehen Sie die Teile durch. Zu jedem Teil sehen Sie die Bezeichnung (oder Ohne Bezeichnung), die Angabe {Anzahl} Seite(n) im neuen PDF und jeden ausgeschnittenen Bereich als kleines Bild mit der Herkunft, zum Beispiel Seite 2.
4. Stimmt etwas nicht, klicken Sie unten auf Zurück. Sie landen wieder im Editor, alles bleibt erhalten.
5. Ist alles richtig, klicken Sie auf {Anzahl} neue Vorgänge erstellen.

Unten im Fenster steht außerdem der Hinweis Neue Vorgänge werden automatisch kategorisiert und ausgelesen.

Was nach dem Aufteilen passiert

Nach dem Aufteilen kehren Sie zum ursprünglichen Vorgang zurück. Dort sehen Sie:

• Die Meldung In {Anzahl} Teile aufgeteilt — direkt öffnen: und darunter für jeden neuen Vorgang eine Schaltfläche Teil 1, Teil 2 und so weiter. Ein Klick öffnet den neuen Vorgang sofort. Diese Auflistung ist eine Starthilfe und verschwindet, sobald Sie weiternavigieren.
• Den Hinweis Dieses Dokument wurde aufgeteilt. Die Teile finden Sie in der Eingangsliste. Der ursprüngliche Vorgang lässt sich von nun an nicht mehr bearbeiten. Er bleibt als vollständiges Original erhalten, damit Sie jederzeit nachsehen können, was ursprünglich angekommen ist.

Jeder neue Vorgang trägt oben in der Nachricht die Herkunft, zum Beispiel Teil 2 von 4 aus fax-20260904.pdf, und daneben die Schaltfläche Original anzeigen. Damit kommen Sie zurück zum vollständigen Dokument.

In der Listenansicht stehen die Teile nicht verstreut, sondern als Gruppe zusammen. Über ihnen liegt eine Kopfzeile mit

• der Anzahl der Teile, zum Beispiel 3 Teile,
• einem farbigen Punkt je vorkommender Kategorie,
• dem Titel und Absender des Originals, dessen Seitenzahl und dem Zeitpunkt der Aufteilung (aufgeteilt 04.09.26 08:15),
• dem Bearbeitungsstand, zum Beispiel 1 von 3 erledigt.

Ein Klick auf die Kopfzeile klappt die Gruppe zu oder wieder auf.

Grenzen, Abbrechen und Tastatur

• Ein Dokument lässt sich in höchstens 20 Teile zerlegen. Versuchen Sie mehr, erscheint die Meldung Höchstens 20 Teile pro Aufteilung.
• Mit Zurück oben links verlassen Sie den Editor. Es wird dabei nichts angelegt und nichts am Vorgang verändert; nur Ihre noch nicht bestätigten Schnitte und Rechtecke werden dabei verworfen. Bereits erstellte Teile bleiben erhalten.
• Strg+Enter (auf dem Mac Cmd+Enter) bestätigt: in Zwischen Seiten teilt es direkt auf, in Innerhalb von Seiten öffnet es Prüfen & aufteilen und im geöffneten Fenster erstellt es die Vorgänge.
• Mit den Pfeiltasten ← und → blättern Sie durch die Seiten.
• Ist ein Rechteck ausgewählt, verschieben die Pfeiltasten stattdessen dieses Rechteck. Mit gedrückter Umschalttaste bewegt es sich in größeren Schritten.
• Esc schließt das Prüffenster und verlässt sonst den Editor.